Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть

  • меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
  • не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.

ВидСколько хранитьОснование
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)Пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)5 лет после года составленияСт. 382, 392, 394, 396 Приказа от 25.08.2010 № 558
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по нимПп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)В зависимости от даты создания:
  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания
П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости5 лет после окончания года, в котором составлен.Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:
  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания
Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:
  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания
Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами.

Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ.

А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Источник: https://ppt.ru/art/buh-uchet/sroki-hraneniya

Хранение счетов-фактур: новые правила 2017 года

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.

Новые правила хранения счетов-фактур

Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

Последствия: реже будут штрафовать за документы

В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде.

Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски.

Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

Почему нужно хранить счета-фактуры

Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме.

Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий.

Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения.

Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт.

Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности. 

Скачать образец >>>

Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г.

в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.

Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.

Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба

Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.

Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки.

Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают. 

Скачать образец >>>

Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211144-hranenie-schetov-faktur-17-m11

Сколько хранятся накладные и счета фактуры. Документация: сроки хранения и передача в архив

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур.

Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.

Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д.

Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников.

В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей.

Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.

В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек.

Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г.

с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г.

На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2.

указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.

8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п.

13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Источник: https://tulaposuda.ru/arenda-i-sem-zhilya/skolko-hranyatsya-nakladnye-i-scheta-faktury-dokumentaciya-sroki.html

Срок хранения счетфактур и накладных

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока.

Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями.

Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена.

Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения.

Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

  • Срок хранения счетов-фактур
  • Срок хранения товарных накладных
  • Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях
  • Если право на вычет использовано позже
  • Если с/ф получен позже, чем товар с накладной
  • Если по накладной материалы получены, но не оплачены
  • Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур
  • Срок хранения актов выполненных работ
  • Срок хранения книг покупок и продаж
  • Порядок хранения документов на предприятии
  • Коммерческая деятельность — без документов не обойтись
  • Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
  • Как долго нужно хранить документы
  • Организуем правильное хранение счетов-фактур
  • Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
  • Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
  • Срок хранения электронных счетов-фактур
  • Итоги
  • Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
  • Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные
  • Какой срок хранения счетов-фактур?
  • Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
  • Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные
  • Какой срок хранения счетов-фактур?
  • Онлайн журнал для бухгалтера
  • Уничтожаем бухгалтерские документы
  • Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
  • Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные
  • Сколько лет надо хранить счета-фактуры
  • Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные
  • Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому
  • Сроки хранения счетов-фактур в организации
  • Сколько хранить счета-фактуры
  • Как долго хранить счета-фактуры
  • Хранение счетов-фактур: основы
  • Изменения с 1 октября 2017 года
  • Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке
  • Сроки хранения счетов-фактур
  • Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур
  • Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)
  • Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году
  • Каждому документу свой срок хранения
  • Какой срок хранения счетов-фактур?
  • Онлайн журнал для бухгалтера
  • Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
  • Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные
  • Сколько лет надо хранить счета-фактуры
  • Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные
  • Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому
  • Срок хранения счетов фактур
  • Сроки хранения счетов-фактур в организации
  • Сколько хранить счета-фактуры
  • Как долго хранить счета-фактуры
  • Общее правило для хранения…
  • …бухгалтерских документов
  • …срок хранения налоговых документов
  • Уничтожение документов
  • Исключения из общего правила
  • Товарная накладная и счет-фактура
  • Срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, если правом на налоговый вычет воспользовались позже
  • Если счет-фактура получен позже товара и накладной
  • Если купленный материал отдан в производство на следующий год
  • Если материал получен, но не оплачен
  • Приобретение основного средства (амортизация)
  • Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам
  • Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения
  • Документы уничтожены, а требование пришло
  • Условие проведения проверки
  • Ответственность
  • Сноски
  • Изменения с 1 октября 2017 года
  • Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке
  • Сроки хранения счетов-фактур
  • Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур
  • Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М
  • Срок хранения счетов-фактур
  • Срок хранения товарных накладных
  • Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях
  • Если право на вычет использовано позже
  • Если с/ф получен позже, чем товар с накладной
  • Если по накладной материалы получены, но не оплачены
  • Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур
  • Порядок хранения документов на предприятии
  • Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
  • Как долго нужно хранить документы
  • Организуем правильное хранение счетов-фактур
  • Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
  • Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
  • Срок хранения электронных счетов-фактур
  • Свежие материалы
  • Нормативные акты: Срок хранения товарных накладных
  • Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения товарных накладных

Источник: http://strahovanie-el.ru/srok-hraneniya-schetfaktur-i-nakladnyh

Какой срок хранения документов хозяйствующими субъектами (юридическими лицами и ИП)? (И. Смурыгина, 7 сентября 2015 г.)

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации

И. Смурыгина, начальник отдела налогового консалтинга ТОО «Казахстанаудит»

КАКОЙ СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ХОЗЯЙСТВУЮЩИМИ СУБЪЕКТАМИ (ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ И ИП)?

Если срок хранение документов 5 лет. 2015-2010 год, Остальные годы не нужно хранить документы?

Разъяснения специалиста

В соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» к вопросам государственного регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом (Министерством культуры и спорта Республики Казахстан), относятся, в том числе, реализация единой государственной политики в архивном деле и документообразовании, и утверждение перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организациях, с указанием срока хранения.

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – приказ) утверждён Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения согласно приложению к данному приказу.

Так, применительно к деятельности Вашего ТОО, осуществляющего расчеты с бюджетом по СНР на основе упрощенной декларации, согласно данному приказу, сроки хранения, в том числе следующих документов составляют:

· приказов, распоряжений руководителя организации по личному составу – 75 лет (хранятся в организации);

· О дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутриреспубликанских и зарубежных командировках – 5 лет;

· приказов, распоряжений руководителя организации по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам – 5 лет;

· входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью – 5 лет;

· исполнения документов – 3 года;

· телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры – 3 года;

· заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов – 1 год;

· Описи дел по личному составу – постоянно;

· Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета – до замены новым;

· Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки, приложения к ним – постоянно;

· Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам – постоянно;

· Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (книга «Журнал-главная», журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки) и другие регистры) – 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, книги учета покупок-продаж, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие документы) – – 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов- 5 лет (После замены новым);

· Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах – Постоянно;

· Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в республиканский (местный) бюджет, внебюджетные фонды, задолженности по ним – 5 лет;

· Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов – 5 лет;

· Лицевые карточки, счета работников – 75 лет;

· Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате специальных государственных и иных пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи – 5 лет;

· Переписка о выплате заработной платы – 75 лет;

· Исполнительные листы работников (исполнительные документы) – 5 лет (До минования надобности);

· Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков) – 5 лет (До минования надобности);

· Договоры, соглашения – 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры подряда с юридическими лицами – 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам – 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности – 5 лет (После истечения срока действия договора, соглашения);

· Договоры найма по трудовым договорам, договорам подряда- 5 лет (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет;

· Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица – 5 лет (После увольнения материально-ответственного лица);

· Образцы подписей материально ответственных лиц – 5 лет (До минования надобности);

· регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества – 5 лет;

· приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) – 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость – 5 лет (После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии);

· приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) — 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии);

· Книги, журналы, карточки учета:

· подотчетных лиц; исполнительных листов; сумм доходов и подоходного налога работников – 5 лет;

· депонированной заработной платы (При условии проведения проверки (ревизии);

· Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел – 75 лет;

· Трудовые договоры, контракты – 75 лет минус возраст работника (Хранятся в составе личных дел);

· Личные карточки работников, в том числе временных работников – 75 лет (минус возраст работника);

· Подлинные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые договоры) – До востребования (Невостребованные – не менее 50 лет (невостребованные трудовые книжки – 10 лет после достижения работником общеустановленного пенсионного возраста);

· Командировочные удостоверения – 5 лет (После возвращения из командировки);

· Книги, журналы, карточки учета:

· 1) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений – 75 лет;

· выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним – 75 лет;

· выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; – 5 лет;

· Отпусков – 5 лет;

· и так далее.

Вывод. Таким образом, исходя из специфики деятельности хозяйствующего субъекта, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны руководствоваться и соблюдать сроки хранения документов, утверждённые вышеуказанным Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.

Источник: https://online.zakon.kz/Document/?doc_id=37835860

Отбор на уничтожение бухгалтерских документов

Сколько лет хранить счета фактуры и накладные

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно.

Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы.

Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при возможных проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

Общее правило:
срок хранения бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее 5 лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные Перечнем Минкультуры1, к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня личные карточки работников следует хранить в течение 75 лет.

Как видим, срок немалый.

А исчисление его ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

Показать

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

Общее правило:
срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 Налогового кодекса РФ, далее – НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов, в т.ч.

подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень.

Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

  • упомянутым Перечнем Минкультуры,
  • Законом о бухгалтерском учете и
  • Налоговым кодексом РФ.

Читайте статью «Уничтожение документов: пошаговая инструкция»Вопросы формирования экспертной комиссии и проведения экспертизы ценности документов подробно рассмотрены в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Далее в статье мы расскажем о тонкостях работы с рядом документов, используемых для бухгалтерского и налогового учета, просто для того, чтобы проинформировать вас об их существовании.

А ваша задача – включить опытного сотрудника бухгалтерии в экспертную комиссию, рассматривающую вопрос о выделении к уничтожению подобных документов.

Именно он в состоянии «отловить» и спасти от уничтожения те документы, срок хранения которых отличается от известного всем общего правила.

Товарная накладная и счет-фактура:
срок хранения в простой ситуации

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд. II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=15738

Сила Права
Добавить комментарий