Где хранить заявления работников о приеме на работу

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

Где хранить заявления работников о приеме на работу

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ,КАДРОВЫЙ АРХИВ

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документаСрок хранениядокументов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказови выписки из них, копии личных документов, характеристики,листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и званияб) работниковПостоянно75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числевременных работников)75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,не принятых на работу1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,копии приказов, выписки из приказов, заявления,командировочные заявления, командировочные удостоверенияи др.), не вошедшие в состав личных дел5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: https://proektarhiv.ru/kadroviku.html

Оформление документов по личному составу

Где хранить заявления работников о приеме на работу

Заявления

 Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или (преимущественно) письменной форме.

Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав.

В соответствии с законодательством о труде при поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на определенную должность, в определенное структурное подразделение.

Несмотря на то что заявления составляются в произвольной форме, имеется определенная схема размещения реквизитов, выработанная многолетней практикой, а именно:

— адресат (справа указываются должность и с новой строки фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление);

— заявитель (ниже адресата пишутся должность, фамилия, имя и отчество заявителя). Если заявитель не является работником предприятия, после фамилии, имени и отчества указываются его домашний адрес и телефон;

— название вида документа (посредине строки пишется слово «Заявление» с прописной буквы, после слова точка не ставится);

— текст заявления (размещается с новой строки с прописной буквы с абзаца, отступив 2 — 3 строки от слова «Заявление»);

— отметка о наличии приложений;

— дата заявления (слева ниже текста или после перечисления при наличии приложений);

— подпись заявителя (ниже текста справа в одной строке с датой).

Перечислим основные грамматические требования, которые необходимо соблюдать при написании заявлений.

В реквизите «Адресат»:

— должность и фамилия лица, на имя которого подается заявление, приводятся в дательном падеже (кому?);

Пример:

Директору ООО «Пальмира»

— сокращенные формы обращения (г-н, гр., проф., т., или тов.) не отрываются от фамилии адресата;

— независимо от того, осталось ли место на предыдущей строке, форма обращения (полная или сокращенная) пишется с новой строки вместе с фамилией должностного лица;

— инициалы пишутся рядом с фамилией, их нельзя переносить на другую строку;

— если имя и отчество адресата приводятся в полной форме, то их можно отрывать от фамилии и переносить из строки в строку любым способом;

— сложные существительные дефисного написания, обозначающие должности, как правило, склоняются в обоих компонентах (директору-распорядителю, секретарю-координатору, советнику-посланнику), но в отдельных случаях могут иметь и несклоняемую первую часть (премьер-министру, пресс-секретарю, шеф-редактору).

В реквизите «Заявитель»:

— фамилию, имя и отчество заявитель пишет в родительном падеже без предлога «от»;

— указание на местожительство заявителя выступает в форме причастного оборота — проживающего(-ей) по адресу;

— при подаче заявления в ту организацию, где работает заявитель, не нужно указывать домашний адрес, а следует указать должность и место работы (структурное подразделение).

В тексте заявления четко излагается просьба с лаконичным обоснованием. При этом не следует употреблять архаизмы («весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее признателен» и т. п.).

Если к заявлению прилагается один документ, то об этом пишется одним предложением.

Если к заявлению прилагаются несколько документов, их перечисляют, указывая, подлинник это или копия.

К заявлению при необходимости могут также прилагаться: военный билет (копия); документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации); копия документа об ученой степени и (или) звании; декларация о доходах государственного служащего и членов его семьи; справка с предыдущего места работы об использованных отпусках (при переводе с другого предприятия); копия удостоверения участника боевых действий, рекомендательные письма и др.

Все заявления работников предприятия на имя его руководителя, как правило, визируются начальником соответствующего структурного подразделения, а в случае его отсутствия — заместителем. Подпись лица, завизировавшего заявление, должна быть расшифрована и рядом проставлена дата.

Заявление пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, подписывается собственноручно и подается вместе с приложениями в одном экземпляре.

Заявление подлежит общей регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя, на имя которого оно подается.

В дальнейшем на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении и направлении его в дело.

Приведем образцы заявлений.

Директору ОАО «Прогресс»Измайлову П. С.Гладких Ирины Николаевны,проживающей по адресу:пер. Инженерный, 4а, кв. 27,г. Харьков, 61155тел. 745-88-31

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность референта по основной деятельности.

К заявлению прилагаю следующие документы:

1. Трудовую книжку (подлинник).

2. Диплом об образовании (копию).

3. Автобиографию.

4. Рекомендацию.

5. Справку о присвоении идентификационного номера (копию).

Основанием для перевода на другую работу может являться личное заявление или представление о переводе, а в случае производственной необходимости — приказ по основной деятельности, докладная записка или акт, зафиксировавший какое-либо событие, или другой документ. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Приведем пример заявления о переводе на другую работу (см. с. 68).

Генеральному директоруЗАО «Спектр»Сотникову А. Н.инженера-технологаІ категорииотдела главного технологаПогребняка Ивана Михайловича

Заявление

Прошу перевести меня на должность главного технолога проекта в отдел механизации и автоматизации как успешно прошедшего аттестацию и в связи с открывшейся вакансией.

Увольнение работников производится по причинам, определенным соответствующими статьями КЗоТ. Основанием для увольнения может являться личное заявление работника, истечение срока действия трудового договора, заключенного на определенный срок, наличие акта о нарушении трудовой дисциплины и др.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

Приведем пример заявления об увольнении.

Директору ООО «Смена»Чередниченко А. И.инженера-конструктора І категорииотдела главного конструктораМихайлова Сергея Александровича

Заявление

Прошу освободить меня от должности инженера-конструктора І категории отдела главного конструктора в связи с выходом на пенсию.

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/4345/

Оформление личных дел работников: актуальные вопросы

Где хранить заявления работников о приеме на работу

На предприятии имеются личные дела работников, датируемые 2000-2003 гг., состоящие лишь из заявлений работников о приеме на работу и увольнении и копий приказов о приеме и увольнении (в некоторых из них). Как поступать с такими делами?

До принятия Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1] обязанность нанимателей по ведению личных дел работников актами законодательства Республики Беларусь не устанавливалась (за исключением отраслевых нормативных актов).

Состав документов личного дела определялся Примерной Инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[2], действовавшей до вступления в силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, а также Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[3]. Состав документов личного дела и порядок их систематизации в указанных документах отличался от установленного Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

На этом основании можно сделать вывод, что в 2000-2003 гг. отсутствовали нормы, обязывающие вести личные дела на работников предприятия.

Представляется, что сформированные на предприятии дела с заявлениями и в ряде случаев копиями приказов о приеме и увольнении нельзя рассматривать в качестве личных дел, т.к.

по определению «личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности». Научно­историческая и практическая ценность таких дел крайне незначительна:

для заявлений о приеме на работу и увольнении с работы установлен срок хранения 3 года (п.

224 перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82, с последующими изменениями и дополнениями; далее – Перечень­2006);

для копий приказов о приеме на работу и увольнении с работы срок хранения нормативными актами не установлен и определяется в организациях как «до минования надобности» (обычно – 3 года).

С учетом изложенного, на наш взгляд, указанные дела подлежат уничтожению в установленном порядке как не имеющие научно-исторической и (или) практической значимости.

Вместе с тем нельзя забывать, что с принятием в 2004 г.

Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников наниматели обязаны обеспечить формирование и ведение личных дел определенных категорий работников, указанных в п. 2 данной Инструкции.

Сформированные в соответствии с установленными требованиями личные дела имеют срок хранения 75 лет и после увольнения работников, на которых они были заведены, подлежат передаче в архив организации.

Какой датой закрывать личное дело: датой выдачи приказа либо датой увольнения? Как быть, когда дата издания приказа и дата увольнения не совпадают?

Согласно подп. 5.1.26 п. 5 Основных правил датой дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личное дело считается сформированным после включения в него копии приказа о приеме на работу (назначении на должность) и закрывается после включения в него копии приказа об увольнении.

На этом основании в п. 188 Инструкции по делопроизводству[4] установлено, что крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Следовательно, личное дело работника закрывается после включения в него копии приказа, иного распорядительного документа об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Дата приказа об увольнении (освобождении) будет являться датой окончания ведения личного дела.

При этом дата приказа об увольнении и дата увольнения работника могут не совпадать, так же, как и дата приказа о приеме на работу и дата приема на работу. Сведения о периоде работы в организации конкретного работника будут отражены в копиях соответствующих приказов, включенных в личное дело, и в дополнении к личному листку по учету кадров.

Где необходимо хранить заявления и уведомления о предоставлении отпуска?

Согласно п.

172 Инструкции по делопроизводству распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов, если они не подлежат включению в состав личного дела работника, формируются в отдельное дело, для которого устанавливается срок хранения 3 года на основании п. 224 Перечня-2006.

Заявления, уведомления, иные документы, послужившие основанием для предоставления отпуска, в состав личного дела работника не включаются, поэтому должны формироваться в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом: «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.)».

Если на предприятии есть работники, которые отбывают наказание в виде исправительных работ по решению суда, то нужно ли на них заводить личные дела, если они не являются специалистами?

Согласно п.

2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела ведутся на работников, занимающих должности руководителей и специалистов, в том числе научных работников, государственных служащих и др. Необходимость ведения личных дел на другие категории работников нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрена и определяется организациями самостоятельно.

На этом основании заводить личные дела на работников, отбывающих наказание в виде исправительных работ по решению суда, если они не являются специалистами, необязательно.

Следует ли в личном листке по учету кадров заполнять графу 10 («Выполняемая работа…»), если работник является внешним совместителем и, соответственно, запись об этой работе в его трудовую книжку не вносится?

В соответствии с п. 6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников[5] запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

Если решение вопроса о необходимости внесения в трудовую книжку записи о работе по совместительству ставится в зависимость от желания работника, то в отношении необходимости заведения личных дел на совместителей Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников такой зависимости не устанавливает. Исходя из п. 2 указанной Инструкции, личные дела должны быть заведены на работников соответствующей категории независимо от того, является ли для них работа в данной организации основной работой или работой по совместительству. В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствуют также какие­либо исключительные нормы в отношении оформления документов личного дела внешнего совместителя, в том числе личного листка по учету кадров и графы 10 «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности».

На этом основании при заведении личного дела на внешнего совместителя им должна быть заполнена графа 10 личного листка по учету кадров.

У работницы диплом на девичью фамилию, а принимается она по фамилии мужа. Как правильно оформить ее личное дело в этом случае?

Данный вопрос нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регулируется.

Вместе с тем согласно ст.

26 Трудового кодекса Республики Беларусь при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить установленный комплекс документов, в который входит диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы. В случае несовпадения данных в предъявляемых гражданином документах (например, фамилии в паспорте и дипломе), наниматель, иное уполномоченное им лицо (работник кадровой службы) вправе потребовать от гражданина предоставить документы, подтверждающие факт изменения фамилии (свидетельство о заключении брака, копия решения суда (свидетельство) о расторжении брака, др.). Работник кадровой службы имеет право также провести проверку подлинности диплома, направив соответствующий запрос в учреждение образования, его выдавшее.

Согласно п.

6 и 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в личное дело включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке. Порядок заверения копий документов, в том числе включаемых в состав личного дела, установлен п. 64 Инструкции по делопроизводству.

Обратим внимание, что в случае включения в личное дело ксерокопии диплома об образовании ее дополнительного удостоверения не требуется.

На этом основании можно сделать вывод, что в личное дело работника должна быть включена копия диплома об образовании без оформления каких­либо отметок о соответствии фамилии, указанной в дипломе, фамилии работника, под которой он принимается на работу.

На работу принимаются молодые специалисты. Включаются ли в личные дела справки о свободном распределении молодых специалистов (на практике возникают ситуации, когда молодой специалист увольняется и просит вернуть ему справку для трудоустройства на другую работу, в связи с чем ее приходится изымать из личного дела)?

Прежде всего, обратим внимание на некорректность употребления в данной ситуации понятия «молодой специалист», т.к. согласно действующему законодательству Республики Беларусь под молодыми специалистами понимаются исключительно выпускники учреждений образования, направленные на работу в конкретную организацию согласно распределению.

Согласно п.

7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в состав личного дела работника включаются разного рода направления на работу. Необходимость включения в личное дело работника указанных документов обусловлена наличием определенного рода льгот и гарантий для соответствующих лиц.

Включение в состав личного дела справки о свободном распределении выпускника учреждения образования ни данной Инструкцией, ни иными актами законодательства не предусмотрено. 

[1] Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). [2] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. [3] Утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее – Основные правила). [4] Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству). [5] Утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 с последующими изменениями и дополнениями.

в журнале «Отдел кадров» № 9 (104), сентябрь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2009/9/09200911/

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Где хранить заявления работников о приеме на работу

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности.

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е.

> 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации.

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника.

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
 

 
Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу.

На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен).

Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Евгения Полоса

К записи 168 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/prikazy-po-lichnomu-sostavu-formirovanie-hranenie.html

Где должны храниться заявления сотрудников. Срок хранения заявления на отпуск. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Где хранить заявления работников о приеме на работу

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами.

Это относится как к частным, так и к государственным организациям.

Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5.Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия.

75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать – напишите вопрос в форме ниже:

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.

00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет. Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми.

Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Angelok Российская Федерация, Жемчужина Кубани #14 11 мая 2012, 13:53 Дарина, основание к приказу-приказ? или я чего то не понимаю? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Змеюковна Российская Федерация, Москва #15 11 мая 2012, 14:11 Лизонька писал(а): смотрю я на вас и думаю, это не столь важно где и как хранить заявления или у меня все неправильно?у нас все заявления прикрепляются к приказам, не складываются по личным делам, зачем они там? скажите, пожалуйста, если так нельзя сроки хранения разные у приказов и заявлений, срок хранения заявлений включенных в личное дело 75 лет, срок зачвления не включенных 5, состав личного дела коморганизация определяет сама Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… не любо — не слушай, а врать не мешай)))У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #3 11 мая 2012, 7:46 Я все заявления от работников храню в личном деле. Ко всем заявлениям на прием, увольнение и отпуска копии приказов в личное дело.

Важно

Все в хронологич. порядке. Мне так удобно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива.

А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Личная карточка работника

Источник: https://staffaltay.ru/gde-dolzhny-hranitsya-zayavleniya-sotrudnikov-srok-hraneniya-zayavleniya/

Где хранятся заявления работников

Где хранить заявления работников о приеме на работу

Дополнительно указывается фамилия, имя, а также отчество ребёнка, начальная дата и сроки (до 1,5 или 3 лет);

  • предоставление отпускных дней с последующим увольнением также начинается с просьбы о предоставлении с указанием продолжительности и даты, а затем дополнительно прописывается фраза: «С последующим расторжением трудового соглашения» (причина – собственное желание);
  • предоставление отпускных дней без сохранения заработной платы начинается с просьбой о назначении отпуска, не сохраняя зарплату. Следом прописывается дата и дни. Дополнительно указывается причина (к примеру, семейные обстоятельства, болезнь родственника).

Оформление Требуется немного отступить и далее проставить дату формирования заявления, свою подпись с расшифровкой. Заявление готово. Пример заявления: Генеральному директору ООО «Гармония» Слепочадову М.П.

Срок хранения заявлений на отпуск

До истечения шести месяцев оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен по соглашению сторон. Исключение предусмотрено для отдельных категорий работников, которым отпуск по их заявлению должен быть предоставлен до истечения шести месяцев непрерывной работы.

К ним относятся — женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работники в возрасте до восемнадцати лет; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; другие категории работников, если это предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

Где хранить заявления на отпуск работников

Справка В заявлении указываются следующие сведения:

  1. название организации-работодателя;
  2. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
  3. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
  4. дата составления документа;
  5. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
  6. тип назначаемого пособия;
  7. реквизиты для выплаты пособия.

Скачать чистый бланкСкачать в .doc Скачать заполненный образецСкачать в .

doc Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа — справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

Где хранить заявление на отпуска?

К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия.
Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Образец заявления

После чего сотрудники отдела кадров составляют приказ о предоставлении ежегодного отпуска. СПРАВКА.

В некоторых крупных компаниях разработаны фирменные бланки, в которых следует только вписать даты и проставить подпись.

Как составлять вручную? Как написать заявление на основной отпуск, форма документа:

  1. Оформление «шапочки».
    Берём чистый лист формата А4. В правом верхнем углу заполняем кому адресовано заявление с проставлением:
    • фамилии, имя и отчества уполномоченного лица;
    • его руководящей должности;
    • название организации.
  2. Следом прописываем лицо, от имени которого заполняется заявление с проставлением:
    • должности работника;
    • фамилии, имени и отчества;
    • наименование отдела, цеха или подразделения.
  3. Оформление «тела» документа. С новой строки посередине фиксируем название документа (заявление).

Срок хранения заявления на отпуск

Статьями 116, 117, 118, 119 ТК определены виды дополнительных оплачиваемых отпусков и порядок их определения. Удачи Вам.

——————————————————————— За сколько дней до сессии нужно принести справку-вызов и написать заявление на отпуск? Дело в том что я за неделю предоставил… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЗдравствуйте! Пишите жалобу в трудовую инспекцию, ваши права нарушены. Обязаны были предоставить отпуск в соответствии со справкой-вызов.

Срок в ТК не прописан——————————————————————— Подскажите, пож-та, где и сколько хранить заявления на учебный отпуск и справку-вызов?… Вопрос юристу: Ответ юриста на вопрос : сколько хранятся заявления на отпускЭти документы являются основанием для сохранения среднего заработка на время учебного отпуска. Хранится не менее 5-ти лет в кадровом делопроизводстве согласно номенклатуре дел, утвержденной в организации. П.

Источник: https://sroorgru.com/gde-hranyatsya-zayavleniya-rabotnikov/

Сила Права
Добавить комментарий