Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

Должностная Инструкция Секретаря Деканата

Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

Для того, чтобы четко обозначить функции, сферу деятельности, права и обязанности помощника, для него создают специальное руководство к действию – должностную инструкцию. На производственных предприятиях, в различных организациях и компаниях, функции помощников имеют свои особенности и отличительные черты.

Так, руководство делопроизводителя, по содержанию отличается от инструкции помощника директора колледжа, а обязанности референта не такие, как у специалиста в детском саду.

О том, что из себя представляют данные акты для различных профессий и сфер деятельности, какую информацию они содержат и как их правильно составить – читайте далее в этой статье.

Должностная инструкция старшего лаборанта. I Общие положения. 1 Старший лаборант относится. Mar 30, 2017 – В должностную инструкцию секретаря, входит организация мероприятий, выполнение всех требований руководителя, сглаживание.

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Секретарь есть в каждом учреждении.

Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении.

В связи с производственной необходимостью в «Должностную инструкцию секретаря социального факультета» могут быть внесены изменения.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя Как и другие аналогичные документы, типовое руководство секретаря состоит из таких основных разделов:. Общая информация о функциях должности.

Производственная инструкция + по лифтам. Перечисление основных обязанностей сотрудника. Сведения о правах специалиста.

Степень ответственности работника на своей должности. Если рассматривать инструкцию делопроизводителя, то в ней отображается такая информация:. Общие положения – секретарь по ведению деловой документации, относится к техническим специалистам. Он назначается и увольняется непосредственно самим руководителем организации и в своей деятельности руководствуется данной инструкцией.

Функции – занимается приемом и распределением документации, работает с архивом, систематизирует корреспонденцию, подает бумаги на подпись своему руководителю, выполняет поручения начальника. Права – имеет право вносить свои предложения по деятельности компании, требовать содействия в исполнении своих функций и так далее.

Ответственность – специалист отвечает за сохранность документов, за несоблюдение производственной тайны, за исполнение трудового распорядка и т.п. формирование списков дел;. осуществление судебных вызовов;. проверка лиц, присутствующих на заседании;.

ведение протокола и журнала процесса;. подготовка исполнительных листов;. контроль за вручением копии приговора осужденному и так далее.

Руководство, предназначенное для данного специалиста, вы можете скачать по ссылке: Типовая должностная инструкция секретаря – образец Типовое руководство сотрудника, формируется по определенному шаблону.

Данный документ не является обязательным для составления, но тем не менее, его применяют практически во всех организациях.

Должностная Инструкция Секретаря Делопроизводителя

Ведь благодаря ему специалист имеет возможность лучше ознакомиться со сферой своей деятельности, своими функциями, обязанностями и правами.

Загрузить данный типовой документ можно по ссылке ниже: Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении Должностная инструкция секретаря учебной части школы, содержит общие требования, функции, права и ответственность данного специалиста.

В частности, в круг обязанностей, документоведа школьного учреждения, входит прием корреспонденции, выполнение различных операций при помощи компьютерной техники, подготовка к архивированию деловых бумаг, наблюдение за исполнением распоряжений директора школы, выполнение правил по пожарной и технической безопасности и так далее.

Скачать руководство документоведа школы можно отсюда: Должностная инструкция секретаря в детском саду В дошкольном учреждении к секретарю предъявляются более расширенные требования, чем к аналогичным специалистам, работающим в других организациях.

Так, работник с бумагами в детском саду, должен строго придерживаться соблюдения правил общения, этики, личной гигиены, распорядка режима дня и требований к ношению специальной одежды. Во многих детских учреждениях, необходимым условием принятия на работу, является наличие у данного специалиста медицинской санитарной книжки.

Кроме того, секретарь в дошкольной организации несет ответственность за соблюдение правил пожарной безопасности, требований личной гигиены и так далее.

Документ данного типа доступен для скачивания здесь: Должностная инструкция секретаря директора колледжа Руководство, составленное для секретаря директора профессионально-технического учебного заведения, включает в себя те же основные разделы, что и другие подобные акты. Небольшие отличия содержатся только в разделе с описанием обязанностей специалиста.

К примеру, помощник директора колледжа, должен следить за исполнением распоряжений и приказов, издаваемых руководителем, доносить до педагогов и других подчиненных объявления об изменениях в учебном расписании, принимать участие в подготовке смотров и прочих мероприятий, которые организовываются в учебном заведении. Бесплатно скачать образец уже составленного руководства можно здесь.

Обязанности Секретаря Делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя Утверждаю Генеральный директор Л.В. Сандый-оол «» г 1.Общие положения 1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации.

На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером.

Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

Должностные Обязанности Секретаря

Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

Источник: https://gcbestru.netlify.com/category-4/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-dekanata.html

Перечень должностных инструкций работников школы по ФГОС

Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

Должностная инструкция — обязательный документ для всех сотрудников государственных образовательных учреждений (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ), инструмент управления педагогическим коллективом и техническим персоналом. Она может издаваться как отдельный документ или в качестве приложения к трудовому договору. Должностные инструкции работников школы

  • обеспечивают прозрачность трудовых отношений и устраняют несогласованность действий работников; 
  • регулируют права, обязанности, сферы компетентности специалиста, меры ответственности и взаимосвязи с другими работниками и службами в рамках исполнения основных обязанностей;
  • последовательно утверждают новые нормы оказания образовательно-воспитательных услуг;
  • формируют оптимальные условия для осуществления образовательной и воспитательной деятельности.

Внедрение ФГОС последнего поколения отражается на всех аспектах функционирования школ, включая вопросы кадрового управления и распределения обязанностей между членами педколлектива, что является обязательным условием построения единой образовательной среды. Должностные инструкции работников школы не только определяют их организационно-правовой статус, но и упрощают процесс адаптации новых сотрудников. Если молодой педагог будет знать свои обязанности и права, руководителю ОУ удастся избежать инициативности, выходящей за границы компетентности, или, напротив, неуместной пассивности специалиста. Поскольку ключевые обязанности педагога или технического работника лаконично и точно переданы в документе, он служит инструментом самоконтроля и самоуправления, позволяя оценить эффективность выполнения обязанностей. 

Практические советы и пошаговые инструкции по каждому этапу работы специально для читателей Системы “Образование” дает Инна Иванова, кандидат юридических наук, заместитель начальника Управления проектной деятельности в сфере трудовых отношений Роструда

  • Должностные инструкции: зачем и как разрабатывать

Если в коммерческих организациях от практики составления должностных инструкций часто отказываются, то в государственных образовательных учреждениях эти локальные акты обязательны. Они позволяют:

  • регламентировать квалификационные требования к специалистам, включая последние изменения на законодательном уровне;
  • закрепить круг обязанностей и зону ответственности педагогических и непедагогических работников учреждения; 
  • избежать дублирования должностных обязанностей, некорректного распределения их среди членов коллектива;
  • справедливо оценивать работу специалистов, поощряя или порицая их в допустимых законом рамках;
  • осуществлять контроль качества образовательно-воспитательного процесса и эффективного управления кадрами. 

Согласно ст.68 ТК РФ, оформляясь на новую работу, работнику необходимо пройти ряд обязательных процедур: заключить трудовой договор, под роспись ознакомиться с должностной инструкцией работника школы в соответствии с ФГОС, правилами внутреннего распорядка и другими локальными актами.

Должностные инструкции не имеют срока давности, а потому могут оставаться без изменения в течение всего периода работы специалиста, если потребность в правках не возникает. Инструкцию меняют только в связи с изменением должностных обязанностей работника.

При приеме на работу специалист под роспись знакомится с текстом инструкции и сохраняет у себя один из двух экземпляров этого локального акта. 

Работодатель вправе самостоятельно выбирать ответственного за составление должностных инструкций для школы, а потому эту обязанности может выполнять любой работник учреждения, хотя чаще всего ее поручают руководителю подразделения или сотрудникам кадровой службы.

Этот порядок действителен для коммерческих организаций, следовательно, в отсутствии противоречащих документов и отраслевых актов, в госучреждениях работает аналогичное правило.

В действительности инструкции разрабатывают заместители директора для специалистов тех должностей, которые находятся в их непосредственном подчинении, а директор школы после согласования с профкомом утверждает их.

  При составлении документа целесообразно бесплатно скачать типовые должностные инструкции для школы, чтобы впоследствии адаптировать их к условиям и потребностям конкретного ОУ.

Согласно письму Роструда от 31.10.

2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников», должностная инструкция в образовании не является соглашением между работником и работодателем, последний утверждает документ своей подписью и печатью учреждения, а после самостоятельно вправе решать, какие изменения вносить в документ и когда. При этом существует два подхода к рассмотрению правовой природы инструкции и обязанностей работника:

  • деятельность работника становится обязанностей в силу закрепления ее в должностной инструкции (в контексте этого утверждения неясно, как формируются трудовые обязанности у специалистов, для которых не была утверждена должностная инструкция);
  • приоритет трудового договора и его условий обеспечивает факультативный характер списка должностных инструкций в школе, поскольку при составлении текста инструкции работодатель не может предусмотреть все нюансы и трудовые обязанности вытекают из соответствующей трудовой функции. 

Отсутствие понятия «должностная инструкция» в трудовом законодательстве не умаляет ее определяющего значения в разрешении трудовых споров и регламентации труда. Перечень должностных инструкций в школе — собрание кадровых документов, с помощью которых работодатель выражает требования к специалисту и обозначает спектр его обязанностей. Важно подчеркнуть, что все требования, закрепленные в трудовом договоре, являются абсолютно законными, независимо от того, были ли они закреплены в инструкции или нет. 

Число должностных инструкций педагогов школы определяется кадровой политикой учреждения и количеством учащихся в нем.

Локальные акты составляются в соответствии с тенденциями ФГОС, однако могут быть адаптированы под конкретное образовательное учреждение.

Руководствуясь актуальными требованиями, которые предъявляются к сотрудникам школы и школьному документообороту, администрации ОУ важно контролировать наличие должностных инструкций у всех категорий сотрудников. 

ГруппаДолжностные функцииПеречень должностей, по которым должны быть составлены инструкции
Администрация школыПредставители школьной администрации, выполняя административно-регулятивные действия, ответственны за ход реализации образовательно-воспитательного процесса методической, финансовой и административно хозяйственной деятельности образовательного учреждения.Директор школыЗаместитель директора по УВРЗаместитель руководителя по ВРЗаместитель директора по УМРЗаместитель руководителя по АХРЗаместитель директора по АХЧЗаместитель руководителя по ИКТГлавный бухгалтер школы
Педагогический персоналВыполняя должностные инструкции по профстандартам в школе, педагогический персонал учреждения реализует комплекс социально-педагогических мероприятий, направленный на организацию научно-практической, эстетической, оздоровительно-спортивной и досуговой деятельности учащихся школыУчитель начальных классовУчитель русского языка и литературыУчитель математики, физикиУчитель химии, биологии, естествознанияУчитель географииУчитель физической культурыУчитель информатикиУчитель иностранного языкаУчитель по трудовому воспитаниюПреподаватель-организатор ОБЖСоциальный педагогПедагог-организаторТьюторСтарший вожатыйУчитель-логопед, дефектологРуководитель кружковой деятельностиПедагог дополнительного образования
Учебно-вспомогательный персоналПредставители учебно-воспитательного персонала оптимизируют реализацию образовательно-воспитательного процесса в школе. БиблиотекарьШкольный психологСекретарьСекретарь учебной частиЛаборантСистемный администраторМедицинская сестра
Обслуживающий и технический персоналОт качества работы специалистов обслуживающе-технического персонала зависят условия реализации образовательно-воспитательного процесса, которые включают поддержание чистоты и надлежащего состояния внутренней и внешней части здания школы и смежной территории.  Школьный поварРаботник кухниДворникСторожРаботник по обслуживанию зданий школыУборщица

Должностные инструкции работников школы могут быть изменены только в связи с изменениям условий трудового договора. Внесение правок возможно только в том случае, когда сотрудник выразил согласие продолжать трудовые отношения.

Поскольку порядок разработки, введения и изменения должностных инструкций не закреплен на законодательном уровне, любые коррективы в них вносятся по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

В зависимости от формы должностной инструкции зависят принципы внесения корректив в документ:

  1. если инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, правки стоит вносить и в нее, и в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения, что требует обязательного согласования с работником, о чем его должны в письменной форме уведомить не позднее чем за 2 месяца;
  2. если инструкция является отдельным документом, внесение корректив в нее не требует изменения текста трудового договора и может осуществляться без согласования с работником. 

Таким образом, согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 26.08.

2010 № 761н, руководитель образовательного учреждения в одностороннем порядке вправе вносить правки в текст должностной инструкции, если условия работы специалиста изменились (были введены новые стандарты, появились инновационные технологии или средства обучения). Педработники, которые откажутся выполнять новые инструкции, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. 

Изменения могут быть продиктованы:

  • уточнением перечня работ, характерного для сложившихся организационно-педагогических условий или обновленных требований к специальной подготовке специалистов;
  • повышением эффективности труда и совершенствованием работы образовательного учреждения, что требует расширения спектра обязанностей в рамках предусмотренных квалификационными характеристиками.

Прежде чем сотрудники смогут скачать обновленные должностные инструкции в школе, правки в документы могут быть внесены путем включения или исключения отдельных пунктов, изменения части текста или утверждения новой редакции документа. 

Попытки признать должностную инструкцию недействительной — редкость в российской судовой практике.

В этом случае истцам и ответчикам важно знать, что даже отсутствие на документе нумерации, печати работодателя или отдела кадров, подписи ответственного лица, наличия второго экземпляра документа у работника и даже его собственноручной подписи не может служить поводом для признания документа недействительным, поскольку, требования к оформлению документом ГОСТ Р 6.30-2003 являются лишь формальным основанием и не может считаться нарушением. 

  • Должностные инструкции работников школы содержат описание трудовых функций специалистов, из профессионального опыта и знаний, зоны ответственности и обязанностей. Закон не регламентирует структуру документа и порядок изложения в нем, однако в нем всегда указывают: должностные обязанности, ответственность, права  и общие положения. 
  • Инструкция по охране труда — локальный акт, регламентирующий действия или бездействие сотрудника, необходимое для соблюдение охраны труда. Они разрабатываются специалистами по охране труда и руководителями подразделений для вида работы, профессии или должности под контролем профсоюзной организации или иного уполномоченного органа. 

Чем отличается должностная инструкция от рабочей?

  • Рабочая инструкция — локальный акт, в котором содержатся подробное описание всех этапов выполнения должностных обязанностей. Она незаменима в процессе передачи дел от одного специалиста к другому, в процессе увольнения или приема нового сотрудника, поскольку содержит детализированную информацию о порядке и правилах выполнения задач.
  • Должностная инструкция содержит сведения о том, что должен делать специалист, а рабочая — то, как он должен это делать. Должностная инструкция нередко является формальным документом, тогда как рабочая — реальный инструмент управления и деятельности. 

Чем отличаются должностные обязанности и функции?

  • Функции работника — общее понятие, определяющее поле деятельности специалиста, ожидаемый или прогнозируемый результат его работы, ориентированный на достижение общих целей учреждения. Они обобщенно раскрывают задачи специалиста, но не конкретизируют их. 
  • Должностные обязанности — частное понятие конкретных действий, исчерпывающий набор процессов, которые должны выполняться сотрудником на заданном уровне качества для выполнения поставленных задач и исполнения возложенных на него функций. Они вторичны по отношению к функциям, поскольку детализируют требования, обязанности и права работника. 

Большое число судовых исков и трудовых споров, связанных с функциональными обязанностям должностных лиц школы и текстами должностных инструкций, требует закрепления порядка определения и установки трудовых обязанностей работника на законодательном уровне.

Источник: https://www.menobr.ru/article/65250-qqq-18-m11-perechen-doljnostnyh-instruktsiy-rabotnikov-shkoly

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

/Справочная информация /Должностные инструкции /

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного  обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Источник: http://www.rabotagrad.ru/information/164/322

Должностная инструкция секретаря учебной части

Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

Областное государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ

_______________________ 2009 г.
на заседании ПКПротокол №_______от ______________ 2009 г.

Должностная инструкция

СЕКРЕТАРЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ

Приказ №_____от______________ 2009 г.Срок действия установленс______________________до_____________________Срок действия продленс______________________до_____________________Приказ №_____от______________ 2009 г.

ЗАТО Северск – 2009

1 Общие положения

1.1 Секретарем учебной части может быть назначено лицо, имеющее среднее профессиональное или высшее профессиональное образование и владеющее навыками работы на ПК.

1.2 Прием на работу и увольнение с работы производится приказом директора колледжа по представлению заместителя директора по УМР.

1.3 Секретарь учебной части подчиняется зам. директора по УМР, зам. директора по УВР, зам. директора по УПР, зам. директора по ПВ и ПР, а также непосредственно заведующему отделением.

1.4 В своей работе секретарь учебной части руководствуется действующим законодательством, Уставом колледжа, Правилам ВР, другими локальными нормативными актами, приказами директора, указаниями зам. директора, зав. отделением.

2 Секретарь учебной части обязан

2.

1 Организовывать делопроизводство на отделении:

–  готовить зачетные и экзаменационные ведомости по каждому предмету и сводные ведомости по группам на период зимней и весенней сессией;

–  вести личные карточки студентов за весь период обучения;

–  своевременно оформлять алфавитные карточки на будущих выпускников;

–  вести сводную ведомость оценок студентов, необходимую для оформления диплома установленной формы и распределения;

–  вести алфавитную книгу;

–  контингент по группам;

–  книгу движения контингента (отчисленные и зачисленные);

–  готовить студенческие билеты и зачетные книжки.

2.

2 Должен знать действующие нормативно-методические документы, регламентирующие правила делопроизводства и документирования, государственные стандарты о порядке оформления документов, инструкцию по делопроизводству колледжа, правила подготовки документов, технология делопроизводственных операций, правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации организационной и вычислительной техники.

2.

3 Уметь работать на ПК в среде Windows (Word, Excel).

2.

4 Работать с программами: «Информационная служба отделения», «Абитуриент» и др.

2.

5 Уметь работать с информационно-справочными системами Консультант, Гарант.

2.

6 Обеспечивать подготовку к новому учебному году журналов учебных занятий.

2.

7 Готовить, регистрировать и обеспечивать подписание академических справок бывшим студентам, отчисленным с отделения.

2.

8 Оформлять и осуществлять выдачу дипломов и дубликатов дипломов и обеспечивать их сохранность до выдачи.

2.

9 Готовить и обрабатывать приказы и распоряжения по студентам отделения и обеспечивать их сохранность.

2.

10 Грамотно организовывать размещение и хранение документации на ПК, знать требования к оформлению документов, обеспечивать сохранность информации, путем периодического архивирования информации.

2.

11 Готовить необходимую документацию к заседаниям ГАК и ГЭК.

2.

12 Оформлять дипломы выпускникам: заполнять, регистрировать в книге и собирать подписи молодого специалиста при получении диплома.

2.

13 Готовить справки об обучении в колледже.

2.

14 Своевременно доводить до сведения преподавателей и администрации полученную служебную информацию.

2.

15 Обеспечивать координацию в работе телефонной связи.

2.

16 Следить за состоянием учебных журналов, обеспечивать их сохранность в течение года и передачу в архив.

2.

17 Выполнять оформление текстовых документов.

2.

18 Обеспечивать сохранность документации.

2.

19 Обеспечивать подготовку и передачу документации в архив.

2.

20 Соблюдать дисциплину труда.

2.

21 Соблюдать требования по охране труда, ТБ, производственной санитарии, гигиене труда, гражданской обороны и противопожарной безопасности в соответствии с правилами и инструкциями.

2.

22 Систематически повышать свою деловую квалификацию.

2.

23 Присутствовать на экзамене во время перерыва в работе преподавателя.

2.

24 Обеспечивать сохранность имущества и оборудования, переданного ему для исполнения служебных обязанностей, в выделенном помещении и на рабочем месте поддерживать чистоту и порядок, экономить тепло – и электроэнергию.

3 Секретарь учебной части имеет право

3.1 Вызывать студентов с занятий.

3.2 Вносить предложения по совершенствованию учета и организации хранения учебной документации, по совершенствованию бланков учебной документации.

4 Секретарь учебной части несет ответственность

4.1 За сохранность, оформление учебной документации, а также другой документации в пределах своих обязанностей.

4.2 За хранение всей учебной документации и сдачу ее в архив.

4.3 За соблюдение норм и правил охраны труда.

4.4 За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и правил внутреннего распорядка колледжа, законных распоряжений директора колледжа и иных локальных нормативных актов, данных обязанностей, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенную трудовым законодательством.

СОГЛАСОВАНО

Начальник учебного отдела _________________

Юрисконсульт __________________

Инженер по ОТ ___________________

Начальник ОК ___________________

Должностную инструкцию изучили и приняли к исполнению:

секретарь учебной части дневного отделения ЛА. Хилецкая

____________ 2009 г.

Источник: https://pandia.ru/text/77/157/8017.php

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностные обязанности секретаря руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Должностная инструкция секретаря директора колледжа по новому

Немногие начинающие секретари знают о том, в чем состоит различие между должностью секретаря и секретаря руководителя. На самом деле круг должностных обязанностей у секретаря руководителя значительно шире. Поэтому, если вы решили стать секретарем руководителя или уже являетесь таковым, давайте разберемся, что входит в ваши должностные обязанности.

Из данного материала вы узнаете:

  • должностные обязанности секретаря руководителя;
  • секретарь или личный помощник?
  • функции секретаря руководителя.

Несмотря на то, что секретарь руководителя должен иметь тоже профессиональное образование, что и обычный секретарь, как правило, заработная плата у этих двух сотрудников значительно отличается. Это объясняется не только разницей в опыте, но и должностными обязанностями. Их мы и рассмотрим подробнее.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретаря руководителя, в первую очередь, отличает подчинение непосредственно одному начальнику. Более того, основная часть рабочей деятельности секретаря руководителя направлена на регулирование и администрировании рабочего времени начальника.

Именно должностные обязанности секретаря руководителя включают такие понятия, как административная и информационная поддержка руководителя.

Проще говоря, секретарь должен быть не только в курсе всех событий, но и заниматься их организацией и планированием с учетом рабочего распорядка руководителя.

Также в должностные обязанности секретаря руководителя входит непосредственное общение с партнерами, назначение встреч, совещаний и переговоров. Это подразумевает не только высокий уровень знания делового этикета, но и знание иностранного языка. Помимо этого, большим плюсом станет и знание особенностей национального делового этикета.

Секретарь руководителя должен иметь презентабельный внешний вид. Это вовсе не означает, на работу следует одеваться как на праздник, наоборот, такой внешний облик будет свидетельствовать о безвкусии.

Беспроигрышным вариантом в данном случае станет классический костюм с идеальной посадкой, туфли на среднем каблуке и гладко причесанные волосы.

Избыток косметики и украшений также отрицательно сказывается на положительном впечатлении, поэтому не стоит злоупотреблять.

Секретарь или личный помощник?

Должность секретаря руководителя в последнее время стала лишь частично напоминать обычные будни секретаря, а все больше похожа на работу личного помощника. Однако если присмотреться, то разница не так очевидна.

Даже новый профессиональный стандарт секретаря руководителя включает такие обязанности, как умение планировать рабочий день начальника, расставлять приоритеты при осуществлении планирования, назначать деловые встречи, переговоры, организовывать командировки и так далее.

Исходя из этого, становится понятно, что секретарь руководителя должен практически ежеминутно знать о том, где находится его начальник и чем занимается.

Следует отметить, что многие руководители намеренно поручают своему секретарю личные дела, которые не имеют отношения к работе. К ним могут относиться как планирование отпуска и оформление документов, так и поездки в химчистку и так далее. Если вас смущают подобного рода просьбы, то рекомендуем сразу уточнить или проверить их наличие в трудовом договоре или должностной инструкции.

Функции секретаря руководителя

В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210796-qqq-17-m2-doljnostnye-obyazannosti-sekretarya-rukovoditelya

Сила Права
Добавить комментарий