Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя с учетом профстандарта

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника… Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника.

Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.

Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

Разделы должностной инструкции

Проще говоря, секретаря можно сравнить с таким себе универсальным солдатом, все умеющим, все могущим и обладающим доверием со стороны руководства.

Нет ничего удивительного в том, что руководитель любого ранга не отказался бы от толкового, грамотного и надежного секретаря, на которого можно положиться во всех важных, в том числе и деликатных, вопросах.

Сегодняшние требования к помощнику первого лица любой организации необычайно высоки.

На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Профессиональный стандарт для делопроизводителя и секретаря: как соответствовать новым требованиям? Интервью с Анной Сосновой, куратором направлений «Делопроизводство» и «Секретариат» ведущей тренинговой компании «Консультационный центр по Делопроизводству и архиву «Профи-Карьера»..

Информационно-справочная работа. Построение и ведение карточек. Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Нормативно-правовая основа коммерческой тайны. Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия. Организация работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна» («КТ»).

Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам. 7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья. 8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

Профессиональный стандарт предъявляет также требования к образованию и обучению и опыту практической работы.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция секретаря не входит в перечень документов, которые обязательно отрабатываются на любом предприятии, однако она просто необходима для четкого регламентирования задач, возложенных на данное должностное лицо. Важность этого документа для самого ответственного работника не подлежит сомнению, так же важен он и для руководства.

Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником. ІV. Ответственность Специалист отдела кадров несет ответственность за: 1.

В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя. 3.1.5. ……… (другие обязанности) 3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях) 4. Права Специалист по кадровому делопроизводству имеет право: 4.1.

Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2.

Но суть одна. Приказ – подспорье для HR-ов. В другом нормативном документе Минтруд разъяснил, допустимо ли, чтобы некоторые категории сотрудников отдыхали меньше 42 часов в неделю. Интересно решение областного суда Астрахани: Пенсионный фонд не вправе включать в стаж работу на должностях, которые называются не так, как в нормативных актах. Сотрудник отдыхает меньше двух суток в неделю?

Трудовые действия, умения, знания и навыки, необходимые для эффективного выполнения данных функций, соответствуют самому низкому уровню квалификации в рамках должностной иерархии по профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» — третьему. Всего в рамках этого профессионального стандарта 3 уровня – третий, пятый и шестой.

В приказе говорится, что сотрудник, отвечающий за организационное, документационное и информационное обеспечение управления организацией, может занимать должность секретаря, делопроизводителя либо специалиста по нормативной документации (возможны и другие варианты, главное – работа по подготовке информационной документации).

Профессиональный стандарт стал своего рода каркасом для составления должностных инструкций делопроизводителя, секретаря-администратора, секретаря руководителя. В нем прописаны все права и обязанности специалиста, обозначены требуемые уровни знаний и ответственности.

А в среднем за учетный период норма должна быть соблюдена. Это третье условие, при котором допускается сокращать время отдыха.

Профессиональный стандарт стал своего рода каркасом для составления должностных инструкций делопроизводителя, секретаря-администратора, секретаря руководителя. В нем прописаны все права и обязанности специалиста, обозначены требуемые уровни знаний и ответственности.

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Кстати, нередки случаи, когда именно должностная инструкция становится доказательной базой при разрешении всяких конфликтных ситуаций на производстве. Именно поэтому она должна быть составлена четко и конкретно, чтобы исключить двойное толкование ее положений. Как и во многих других случаях, единой установленной формы этого документа нет.

На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

Должностные обязанности делопроизводителя

Подготовлен профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностные обязанности.Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т.

В общем случае учетный период не должен превышать один год. Если же суммированный учет рабочего времени компания применяет в отношении работников, занятых на работах с вредными или/и опасными условиями труда, то учетный период не может продолжаться дольше трех месяцев.

Особенности нового стандарта работы секретарей и делопроизводителей

Скажем, если учетный период – месяц, то суммарное количество часов труда должно быть равно 160, а отдыха – 168. Если учетный период – квартал, соответственно – 480 часов и 504 часа. При этом в отдельные дни и недели продолжительность работы и отдыха может отклоняться от нормы (превышать ее или быть меньше).

Требования к деятельности современного секретаря меняются достаточно активно. Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации. До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников.

Возможности MICROSOFT OUTLOOK. Дополнительные настройки электронной почты для оптимизации процесса переписки (электронная подпись, сортировка сообщений, автоматическая генерация ответа, настройки календаря, синхронизация с календарем руководителя).

Источник: http://kristall-lift.ru/novosti/3131-dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-s-uchetom-profstandarta.html

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Еще в 2016 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться.

В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя.

Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.

Министерство труда России позаботилось о составлении официального документа, который бы установил и упорядочил требования к квалификационным навыками секретаря. Этим документом стал «Профессиональный стандарт».

Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года. Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2016 году.

Профстандарт — это официальный документ, который имеет транснормативный характер, то есть по большей части рекомендательный. Порядок применения профстандартов закреплен в статьях 57 и 195.3Трудового кодекса РФ.

Это значит, что профстандарт обязателен к применению, когда есть пересечения положений о требованиях к профессии в нормативно-правовых актах федерального уровня.

Требования, которые указаны в профстандартах, но отсутствуют в законодательстве, носят рекомендательный характер.

Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Профстандарт секретаря

Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков.

От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя.

Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

  • Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
  • Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
  • Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:

  • Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
  • Документационная работа.
  • Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
  • Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

  • Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
  • Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
  • Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
  • Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами. Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника.

Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/profstandarty-sekretaria-rukovoditelia-normy-i-pravila-nujno-li-sobliudat-5c7cf2087cf2bf00b2fc6c93

Должностная инструкция секретаря-администратора с учетом требований профстандарта. Автор Полина

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту
Написать эксперту!Полина20 октября 2016Эксперт по кадровому делопроизводству.

ООО “” Написать эксперту!

Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.
Ниже шаблон должностной инструкции готовой к применению, необходимо добавить данные своей организации.

 Должностная инструкция № ____

секретаря-администратора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность секретаря-администратора. 

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя. 

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

  • Среднее общее образование;
  • Профессиональное обучение – программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих. 

1.4. Требования к опыту практической работы:

1.5. Особые условия допуска к работе:

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
  • трудовым договором и настоящей должностной инструкцией. 

1.8. Работник должен знать:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
  • информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2. 

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю. 

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ 

В обязанности работника входит: 

2.1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

  • Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации;
  • Регистрация поступающих телефонных звонков;
  • Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

Необходимые умения:

  • Использовать технические и программные средства для проведения ой или видео-конференц-связи;
  • Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
  • Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;
  • Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
  • Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
  • Соблюдать служебный этикет.

Необходимые знания

  • Функции, задачи, структура организации, ее связи;
  • Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Другие характеристики

2.2. Организация работы с посетителями организации:

  • Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;
  • Ведение журнала записи посетителей;
  • Учет посетителей и оформление пропусков;
  • Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;
  • Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;
  • Организация и бронирование переговорных комнат;
  • Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
  • Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

Необходимые умения:

  • Общаться с посетителями;
  • Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
  • Вести учетные формы, использовать их для работы;
  • Создавать положительный имидж организации;
  • Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
  • Применять информационно-коммуникационные технологии ;
  • Обеспечивать конфиденциальность информации.

Необходимые знания

  • Правила организации приема посетителей;
  • Правила делового общения;
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
  • Правила организации приемов в офисе;
  • Правила сервировки чайного (кофейного) стола;
  • Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
  • Этика делового общения;
  • Правила речевого этикета;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации.

Другие характеристики

2.3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

  • Ведение журнала разъездов работников организации;
  • Координация работы курьеров и водителей организации;
  • Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
  • Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

Необходимые умения:

  • Составлять и вести учетные документы;
  • Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
  • Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
  • Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
  • Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

Необходимые знания

  • Правила речевого этикета;
  • Этика делового общения;
  • Требования охраны труда;
  • Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
  • Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

Другие характеристики

3. ПРАВА 

Работник вправе: 

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности. 

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

Работник несет ответственность: 

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________. 

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции. 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н. 

СОГЛАСОВАНО 

Руководитель отдела кадров____________
____________

 С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте. 

Секретарь-администратор____________
____________

Источник: https://hrtime.ru/material/dolzhnostnaia-instruktsiia-sekretaria-administratora-s-uchetom-trebovaniy-pr-14837/

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу “Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях“.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно – переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно – регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно – переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя – образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-rukovoditelja

/ Конституционное право / Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.

  • Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
  • Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
  • Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Четкость формулировок профессионального стандарта секретаря обусловлено спецификой его работы.

Но они являются приоритетными для каждой организации.

Профстандарт в 2018 году

В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:

  • список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
  • перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
  • обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики.

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту

4) организация командировок руководителя;

5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;

6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;

10) составление и оформление управленческой документации;

11) организация работы с документами в приемной руководителя;

12) организация хранения документов в приемной руководителя;

13) обеспечение руководителя информацией;

14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

2.2.

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту педагога

  • административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

  1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
  2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
  3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
  4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта.

Должностная инструкция секретарь руководителя по профстандарту 2018

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.

), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации.

До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников.

Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.

В 2007–2008 гг. появились первые профессиональные стандарты. Уже через три года Правительством РФ было учреждено Агентство стратегических инициатив, приступившее к разработке дорожной карты «Создание Национальной системы квалификаций и компетенций».

Секретарь руководителя должностная инструкция по профстандарту

Важно

Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2.

Источник: http://dogovor-ok.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretar-rukovoditelya-po-profstandartu

Сила Права
Добавить комментарий